电子文件鉴定及其理论发展初探
摘要
随着计算机的普及以及知识经济时代的迅速发展,电子文件已经成为目前社会上数量最大的文件种类,对其进行收集、鉴定、归档、整理已经是档案界目前工作的主要任务内容。
但是目前关于电子文件的鉴定还存在许多问题:电子文件自身的易变性、动态性,致使对其收集和鉴定工作不到位,导致档案信息可用性低,内容缺乏实用性;电子文件信息分散,收集内容有时不够完整;社会档案意识淡薄,造成电子文件尚未归档就被删除的可能性较大;电子文件法律法规不健全,至今尚没有比较完善的电子文件鉴定制度等等。
电子文件是当今社会使用最为广泛的文件和信息传递方式,加强对其管理有着非常重要的意义。本文以开放的思路,提出一些建议。首先介绍了电子文件及其鉴定的概念,其次介绍了电子文件鉴定理论发展的历程,最后介绍电子文件鉴定存在的问题以及提出相应的解决办法。它主要是从理论层面对电子文件的鉴定问题做出了探讨;在具体操作层面,笔者将全程管理思想渗透到电子文件形成、传递、处理的全部流程,对档案工作人员的职责作了深入分析,提供一些具体的环节以适用于操作。
With the popularity of computers and the rapid development of a knowledge-based economy era, electronic record has become the largest community on the number of types of documents at present. Their collection, identification, filing, sorting files sectors are now the main tasks of archives.
But there are many problems about electronic records appraisal. Because of the variability and dynamic of themselves, the result of their collection and identification work is not in place, and the file information is at low availability and lack of practical. At the same time, electronic records' information are scattered, make its content collection sometimes incompletely. And many electronic records maybe removed before collecting, because of the weak consciousness of community on the archives. In addition, electronic records of laws and regulations do not sound, it has no relatively perfect system of electronic identification documents so far, etc.
Electronic document is the most widely used means of transmitting information and documents in the community, strengthen its management has a very important significance. In this paper, the writer uses opened ideas, put forward some suggestions. First, introduces the concept of the electronic records and its appraisal. Second, introduces the development of electronic records appraisal process. Finally, propose the problems and the corresponding solutions on electronic records appraisal. This article research is mainly from the theoretical level. In concrete operational level, the author penetrates the whole management of electronic records ideological into its formation, transmission, processing and so on. And makes in-depth analysis on personnel archives duties, to provide some specific areas to operation.
但是目前关于电子文件的鉴定还存在许多问题:电子文件自身的易变性、动态性,致使对其收集和鉴定工作不到位,导致档案信息可用性低,内容缺乏实用性;电子文件信息分散,收集内容有时不够完整;社会档案意识淡薄,造成电子文件尚未归档就被删除的可能性较大;电子文件法律法规不健全,至今尚没有比较完善的电子文件鉴定制度等等。
电子文件是当今社会使用最为广泛的文件和信息传递方式,加强对其管理有着非常重要的意义。本文以开放的思路,提出一些建议。首先介绍了电子文件及其鉴定的概念,其次介绍了电子文件鉴定理论发展的历程,最后介绍电子文件鉴定存在的问题以及提出相应的解决办法。它主要是从理论层面对电子文件的鉴定问题做出了探讨;在具体操作层面,笔者将全程管理思想渗透到电子文件形成、传递、处理的全部流程,对档案工作人员的职责作了深入分析,提供一些具体的环节以适用于操作。
With the popularity of computers and the rapid development of a knowledge-based economy era, electronic record has become the largest community on the number of types of documents at present. Their collection, identification, filing, sorting files sectors are now the main tasks of archives.
But there are many problems about electronic records appraisal. Because of the variability and dynamic of themselves, the result of their collection and identification work is not in place, and the file information is at low availability and lack of practical. At the same time, electronic records' information are scattered, make its content collection sometimes incompletely. And many electronic records maybe removed before collecting, because of the weak consciousness of community on the archives. In addition, electronic records of laws and regulations do not sound, it has no relatively perfect system of electronic identification documents so far, etc.
Electronic document is the most widely used means of transmitting information and documents in the community, strengthen its management has a very important significance. In this paper, the writer uses opened ideas, put forward some suggestions. First, introduces the concept of the electronic records and its appraisal. Second, introduces the development of electronic records appraisal process. Finally, propose the problems and the corresponding solutions on electronic records appraisal. This article research is mainly from the theoretical level. In concrete operational level, the author penetrates the whole management of electronic records ideological into its formation, transmission, processing and so on. And makes in-depth analysis on personnel archives duties, to provide some specific areas to operation.
引文
[1]露西安娜·杜兰蒂.如何长期保证电子文件的真实性?[J].李音,王红敏编译.中国档案,2000(3):46-48.
[2]冯惠玲.论电子文件和风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8-14.
[1]胡鸿杰.论电子文件的研究视角[J].档案学通讯.2007(2):11.
[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社.2002:1-2.
[1]《国家标准:电子文件归档与管理规范》.湖北档案.2003(9):13-14.
[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社.2002:1-2.
[3]刘越男.建立新秩序--电子文件管理流程研究[M].北京:中国人民大学出版社,2005:19.
[1]关于信息论的研究工作可以追溯到20世纪20年代的通信工程研究。1928年。哈特莱(R.V.L.Hartley)在《贝尔系统技术杂志》上发表了一篇题为《信息传输》的论文。1948年.申农(C.E.Shanatm)在同一杂志上发表了著名论文《通信的数学理论》。标志着信息论的诞生。
[2]岳剑波.信息管理基础[M].北京:清华大学出版社,2003.1-6.
[3]《中华人民共和国档案法》.http://www.pku.edu.cn/lib&Mus/ardfives/dafg/daf.htM.2002-07-17.
[4]王云庆,苗壮.现代档案管理学[M].青岛:青岛出版社.2002.6.
[1]因为光盘、磁带等介质不仅需要必备的识读工具,虽然有一部分有写保护设置,但是其擦写不留痕迹的特性依然存在,而且需要系统的很强兼容性,同时介质本身的保管也需要较高的条件支持.笔者在这里将这类存储介质称为“非稳定”介质,希望可以得到学界的认可与肯定。
[2]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8-14.
[1]表示电子设备存储器存储容量大小的常用单位是KB、MB和GB。1 MB=1024 KB:1 GB=1024 MB。
[1]转引自葛荷英.档案鉴定理论与方法[M].北京:中国档案出版社,2002:153.
[2]韩玉梅.外国现代档案管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,1999:69.
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[1]周雪恒.中国档案事业史[M].北京:中国人民大学出版社,2002:174.
[2]周雪恒.中国档案事业史[M].北京:中国人民大学出版社,2002:216.
[3]周雪恒.中国档案事业史[M].北京:中国人民大学出版社,2002:232-233.
[4]这十三木档案学旧著是:徐望之,《公牍通论》;程长源,《县政府档案管理法》;何鲁成,《档案管理与整理》:龙兆佛,《档案管理法》;周连宽,《公文处理法》、《档案管理法》;陈国琛,《文书之简化与管理》;黄彝仲,《档案管理之理论与实际》;梁上燕,《县政府公文处理与档案管理》;傅振伦,《公文档案管理法》:许同莘,《公牍学史》:秦翰才,《档案科学管理法》;殷钟麒,《中国档案管理新论》.
[5]笔者认为,在这里同时还应考虑档案的保存成本与将来可能实现的社会及经济效益的比例问题,并且这一点在国内也早有档案学者关注.
[1]黄霄羽.外国档案鉴定理论的历史发展及其规律[J].中国档案,2003(9):28-30.35.
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[1]徐维,管志宇.电子文件“前端控制”的来源及其他[J].档案与建设,2001(3):12-14.
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[1]赵彦昌,周婷.电子文件鉴定浅论[J].科技档案,2007(1):16-20.
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